Kuinka tärkeää onkaan kokoontua yhteen pohtimaan tärkeitä asioita. Vielä tärkeämpää on tietää miksi kokoonnutaan. Tärkeintä on kuitenkin suunnitella hyvin etukäteen mitä kokoontumisessa tehdään. 

Alustus (priming)

Siinä vaiheessa kun lähetät kutsun kokouksesta tai tapahtumastasi, se on jo alkanut vaikka kokous olisi kuukausien päästä.

Miksi?

Vastaanottaja miettii ainakin muutamia asioita saadessaan kutsun:

• Miksi kokous on kutsuttu?
• Mikä on minun roolini
• Olenko minä oikea henkilö tähän vai pyydänkö mukaan jonkun muun?
• Pitääkö tähän oikeasti osallistua?

Jos näitä tietoja ei ole selkeästi infottu kutsussa, ahdistus tai vähintään epätietoisuus saattaa iskeä päälle.

Alustuksen ei tarvitse olla kovinkaan monimutkainen. Voit esimerkiksi lähettää mukavan mailin edellisenä päivänä osallistujille, jossa käyt vielä agendan läpi ja kerrot että odotat kokousta jo kovasti. Tällä tavalla saat nostettua myös osallistujien mielenkiintoa kokousta kohtaan merkittävästi. Samalla tietysti varmistat että no-show-prosentti jää pieneksi.

Itse uskon että 90% kokoontumisen/kokouksen onnistumisesta on kiinni siitä miten kokoontuminen on valmisteltu. Harvoin huonosti valmistelusta kokoontumisesta selviää sillä että “improvisoidaan jotain” ja “ heitetään läppää ja puhutaan mukavia”. Muistelen että Atte Jääskeläinen joskus sanoi että hän valmistelee kokousta aina tuplamäärän siihen varattuun aikaan. Eli jos kokous kestää tunnin, hän käyttäisi sen valmistelemiseen 2h. Käsi ylös joka voi sanoa tekevänsä saman?

Aloita siis kokous hyvällä alustuksella ja taustatyöllä, älä vasta silloin kun kello lyö 9:00 ja et keksi mitään muuta kuin “Aloitetaanpa pienellä esittäytymiskierroksella!”

Vinkki etätodellisuuteen: Lyhennä 60 minsan kokous suoraan 45 minsaan tai jopa puoleen tuntiin. Käytä sen sijaan vähintään puoli tuntia sen valmistelemiseen ja saatat yllättyä tuloksista. Hyvällä tuurilla kokous ei pääty sanoihin “ Aletaanko katsoa kalenterista seuraavaa kokousaikaa”.

Älä aloita hautajaisia logistiikalla, äläkä tapahtumaasi lätkäisemällä kutsu huomiseksi. 

#etätodellisuus #100päivänprojekti #The100DayProject